介護現場における情報共有と連絡手段の在り方
～FAX文化からの脱却と、メール・LINE活用の可能性～
介護の現場では、現在でもFAXが主な連絡手段として根強く使用されています。その背景には、各事業所でのIT化の進み具合に差があり、パソコン操作やメール対応に不慣れなスタッフがいること、紙ベースのやり取りが法的記録として残しやすいといった理由が挙げられます。さらに、業務の合間に手早く送信できる手段として、FAXが「慣習」として残っていることも大きな要因です。
しかしながら、介護支援専門員（ケアマネージャー）として多職種と連携を図る中で、メールやLINEを活用した連絡手段の有効性が見直されています。特に、連絡メールの定型文や例文を用いることで、忙しい業務の合間でも正確で簡潔な情報伝達が可能になります。
介護現場でのメール・LINE連携がもたらす情報共有の効果とは
たとえば、サービス利用の可否確認や急な予定変更、訪問時間の調整、家族への報告など、日常的な連絡業務において、メールテンプレートの活用は「誰が読んでも分かりやすく、記録にも残る」という点で大きなメリットがあります。テンプレート化された文例は、新人ケアマネージャーや事務職員にとっても支援ツールとなり、業務の効率化を図るうえで有用です。
また、LINEやメールを併用した情報共有の仕組みを導入することで、訪問看護・訪問介護・福祉用具・通所サービスなど、複数の事業者とのリアルタイムな連携が可能になります。これにより、「〇〇様の今朝の状態が悪く、通所キャンセルになりました」「〇〇様宅で転倒があったため看護師の訪問を前倒し希望」など、迅速な情報伝達がスムーズな支援へと直結します。
さらに、家族への報告や相談においても、定期的なメール配信やLINEでのやり取りを行うことで、不安の軽減や信頼関係の構築にもつながります。とくに独居の高齢者の場合、日常の様子を定期的に知らせることで、ご家族の安心感を高めることができます。
LINEやメールを併用した情報共有の仕組み注意点
こうしたデジタル連携を進める中で重要なのは、「誰が見ても分かりやすい文面」「過不足のない情報提供」「レスポンスのしやすさ」を意識したコミュニケーションです。また、個人情報の取り扱いには十分な配慮が必要であり、セキュリティの整ったツールや法人方針に基づいた運用ルールの整備も欠かせません。
今後の介護現場では、FAXに代わる「見える・残る・伝わる」情報共有の仕組みとして、メール・LINEの効果的な活用と、職員間・家族間の円滑なコミュニケーションの構築が重要な課題となっていくでしょう
ケアマネージャーがよく使う連絡メール例文集
ケアプラン書類などで確認・サイン依頼のメール
ケアプランおよびサービス利用票配布のご案内
〇〇様（ご家族様）いつも大変お世話になっております。
このたび、〇年〇月分の【居宅サービス計画書（ケアプラン）】および【サービス利用票・別表】を作成いたしましたので、お届けいたします。
つきましては、計画書の内容をご確認いただき、「第1表」と「第2表」へのご署名・ご捺印をお願い申し上げます。
ご記入いただいた書類は、同封の返信用封筒にてご返送いただくか、次回訪問時にお渡しいただければ幸いです。
ご不明な点や内容にご質問がございましたら、いつでもご連絡ください。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
施設での状態変化があった利用者の様子・状況を伝える報告メール【家族・関係機関宛】
件名：〇〇様のご様子についてのご報告（状態変化）
〇〇様（またはご家族・関係機関）
いつも大変お世話になっております。本日（または○月○日）、入所中の〇〇様に以下のような状態変化が見られましたので、ご報告いたします。
【利用者氏名】：〇〇 〇〇様
【発生日時】：令和〇年〇月〇日（〇）〇時ごろ
【状況の概要】：
例）朝のバイタル測定時に、血圧が通常よりも大きく下がっていたため看護師が再測定。ご本人はやや倦怠感を訴えられ、朝食の摂取量も普段より減少しておりました。【対応内容】：
・看護師によるバイタルチェックの継続
・水分補給を促し、ベッド上安静にて経過観察
・昼食時には食事量がやや回復、発語も見られる
・必要に応じて主治医へ連絡予定【現在のご様子】：
大きな急変はありませんが、引き続き看護・介護職員にて体調の変化に注意しながら見守りを行っております。ご家族様や関係機関の皆様におかれましてはご心配をおかけするかと存じますが、今後も慎重に経過を観察し、必要時は速やかに対応させていただきます。
何かご不明な点やご希望などございましたら、お気軽にご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします
○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
①担当者会議での家族様・本人様宛てへの連絡文例（日時調整）
①【ご家族宛】 担当者会議の日程調整のお願い（例：メール／文書）
件名：担当者会議の日程調整について（〇〇様）〇〇様
いつも大変お世話になっております。ご利用中のサービスに関して、ケアプランの見直しと今後の支援体制についてご相談させていただくため、担当者会議の開催を予定しております。
つきましては、以下の日程の中でご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～※会議時間は30分程度を予定しております。
※オンラインまたは施設・ご自宅など、ご希望の形で調整可能です。ご多用のところ恐れ入りますが、ご都合を〇月〇日までにご返信いただけますようお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。どうぞよろしくお願いいたします。
○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
②担当者会議での事業所宛てへの連絡文例（日時調整）
②【関係事業所宛】 担当者会議の調整依頼文（メール用）
件名：【日程調整依頼】〇〇様 担当者会議について関係事業所 各位
いつも大変お世話になっております。このたび、〇〇様のサービス状況や支援内容の見直しのため、担当者会議を実施させていただきたく、ご連絡いたしました。
以下の日程の中でご参加が可能な日時を教えていただけますと幸いです。
【候補日時】
・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～
・〇月〇日（〇）〇時～※会議時間は30分程度を予定しております。
※形式：対面／オンライン（Zoom／Teams など）対応可能です。
※資料が必要な場合は事前に共有いたします。ご多忙のところ恐縮ですが、〇月〇日までにご返信をいただけますようお願いいたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
ケアマネ交代やスタッフ変更時の連絡・挨拶メール例文【利用者様家族宛】
①【ご利用者・ご家族宛】ケアマネ交代のご挨拶（文書・メール用）
件名：担当ケアマネジャー交代のご挨拶〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇（居宅介護支援事業所名）で〇〇様のケアマネジメントを担当させていただいております〇〇です。このたび、担当ケアマネジャーが〇月より交代となりますので、ご挨拶を兼ねてご案内申し上げます。
これまで担当させていただきました〇〇は、〇〇（退職・異動・他業務専念など）のため、今後は新たに〇〇（新担当者名）が引き継ぎをさせていただきます。
新担当者〇〇は、〇〇年のケアマネ経験があり、今後も変わらず丁寧に支援させていただきますので、引き続き安心してご相談いただければと存じます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
ケアマネ交代やスタッフ変更時の連絡・挨拶メール例文【事業者宛】
②【関係事業所宛】ケアマネ・スタッフ交代のご連絡（メール用）
件名：【ご連絡】〇〇様 担当ケアマネ変更について関係事業所 各位
いつも大変お世話になっております。このたび、〇〇様の担当ケアマネジャーにつきまして、下記の通り担当変更がございますのでご報告申し上げます。
【対象利用者様】〇〇 〇〇 様
【変更日】令和〇年〇月〇日より
【新担当ケアマネジャー】〇〇（ふりがな）
【旧担当ケアマネジャー】〇〇（ふりがな）業務の引き継ぎは完了しており、今後の連絡・担当者会議等は新担当が対応させていただきます。
今後とも変わらぬご支援とご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
家族宛に安否確認のメール例文。デイサービスや訪問介護予定日であったが自宅不在で電話もでない
件名：○○様のご様子について（安否確認のご連絡）
○○様（ご家族様）
いつもお世話になっております。
〇〇（事業所名）のケアマネジャー、〇〇です。本日、○○様はデイサービス（訪問介護など）をご利用いただく予定でしたが、
ご自宅を訪問したところご不在であり、またお電話でもご連絡が取れない状況となっております。何かご事情があってのことかもしれませんが、念のためご家族様にもご確認させていただきたく、メールを差し上げました。
お手数ではございますが、○○様のご様子について何かご存知でしたらご一報いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
退院報告 メール 文例
件名：○○様 退院のご報告
○○様（または関係各所の皆様）
いつも大変お世話になっております。
ケアマネジャーの○○です。このたび、○○様は○月○日（○曜日）に○○病院を無事に退院されましたので、ご報告申し上げます。
現在はご自宅にて療養されており、大きな体調変化はみられておりません。今後の在宅生活に向けて、引き続き訪問看護や介護サービスの調整を進めてまいります。
必要に応じて担当者会議やサービス開始日の調整等も行わせていただきますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。ご不明な点やご要望等ございましたら、いつでもご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
入院メール文例
件名：○○様 入院のご報告
○○様（または関係事業所 各位）
いつも大変お世話になっております。
ケアマネジャーの○○です。本日（○月○日）、○○様が体調不良のため○○病院へ受診され、そのまま入院となりましたので、ご報告申し上げます。
【入院の概要】
・入院日：○月○日（○曜日）
・入院先：○○病院 ○科（※わかれば）
・主な理由：○○（例：肺炎疑い、転倒による骨折 等）
・入院期間：現時点では未定現在は安定されており、医師の指示のもと、治療が開始されています。
今後の退院時期や支援体制の変更等については、状況に応じて改めてご連絡させていただきます。取り急ぎ入院のご報告までとさせていただきますが、ご不明な点がございましたらご遠慮なくお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
担当引継ぎ挨拶メール
件名：担当ケアマネジャー変更のご挨拶
○○様（または 関係各位）
いつも大変お世話になっております。
〇〇事業所（または事業所名）のケアマネジャー○○です。このたび、○○様（ご利用者様）のケアマネジャー業務を○月○日より、私○○が引き継がせていただくことになりましたので、ご挨拶申し上げます。
前任の○○（氏名）よりこれまでの支援内容やご様子を丁寧に引き継ぎ、今後も安心して在宅生活を続けていただけるよう努めてまいります。
何かお気づきの点やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。まずは略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。
○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
ショート予約 メール例文
件名：新規ショートステイ利用予約のご相談（○○様）
○○施設 ご担当者様
いつもお世話になっております。
○○事業所（居宅介護支援事業所名） ケアマネジャーの○○と申します。このたび、○○様（要介護○）につきまして、ショートステイのご利用を検討しております。
初めてのご利用となりますため、以下の内容でご相談させていただきます。【利用者氏名】○○ ○○（ふりがな）
【性別・年齢】○歳（大正／昭和○年○月生まれ）
【介護度】要介護○（認定有効期間：令和○年○月○日まで）
【住所】○○市○○町～
【主な既往歴】（例：認知症、心不全、糖尿病など）
【服薬管理】あり／なし
【特記事項】（例：食事制限あり／嚥下機能低下あり／夜間トイレ誘導あり 等）
【希望日程】○月○日（○）～○月○日（○）
【送迎希望】有（ご自宅⇔施設）／無（家族対応）初回のご利用となるため、事前の契約・面談等の流れについてもご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、受け入れの可否についてご確認いただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
休日 メール例文
件名：○○様 サービスお休みのご連絡（○月○日～）
○○事業所 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
○○事業所（居宅介護支援事業所名）のケアマネジャー○○です。このたび、○○様（要介護○）につきまして、下記の期間のサービスをお休みさせていただきたく、ご連絡申し上げます。
【対象者】○○ ○○ 様
【サービス】（例：訪問介護・訪問看護・通所介護 等）
【お休み期間】○月○日（○）～○月○日（○）
【お休み理由】（例：ご家族による外泊予定／入院予定／本人体調不良 等）
急なご連絡となり申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
会議欠席メール
件名：担当者会議 欠席のご連絡（○○様）
○○事業所 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
○○事業所 ケアマネジャーの○○です。このたびご案内いただいております、○月○日（○曜日）の○○様に関する担当者会議ですが、
やむを得ない都合により、誠に恐縮ながら欠席させていただくこととなりました。関係の皆様にはご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
資料等の共有が必要な場合は、事前に提出させていただきますのでお申し付けください。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
○○ケアプランセンター 担当ケアマネ ○○
まとめ：メール例文活用の意義と効果について
日々の業務において、サービス事業所やご家族とのやり取りは迅速かつ正確であることが求められます。特にケアマネジャーは、さまざまな立場の方と連絡・調整を行う中で、「伝える力」や「言葉の選び方」が重要な役割を果たします。
そこで、目的に応じたメール例文をあらかじめ整備・活用することには、以下のようなメリットがあります。
■ 業務の効率化
文例を活用することで、一から文面を考える時間が短縮され、他の業務に集中できる時間を確保できます。
■ 伝達ミスの防止
定型の文面を用いることで、必要な情報を漏らさず、正確に伝えることができます。とくに休止連絡や担当者会議の欠席など、誤解や混乱を招きやすい場面では効果的です。
■ 丁寧で信頼される対応
相手に配慮した言葉遣いや構成の整った文章は、ケアマネジャーとしての信頼性向上にもつながります。文例をベースに、状況に応じて適切な言葉を選び取る力が養われます。
■ チーム内の情報共有・標準化
文例をチーム内で共有することで、対応のバラつきを抑え、法人内の支援の質を一定に保つことにも貢献します。
今後も状況に応じて活用できる文例を整備し、円滑な連携とご利用者・ご家族への安心感の提供につなげていきましょう。
